Amministratore

• Sede: Con sede in ufficio, vicino a Church Stretton, Shropshire (Patente di guida e auto essenziali)
• Retribuzione: £ 26,000 - £ 30,000 (in base alle competenze e all'esperienza)
• Gestione di linea: Questa posizione riporta al Responsabile Eventi.

Se siete alla ricerca di un ruolo stimolante e vario, abbiamo un'entusiasmante opportunità per un/a amministratore/trice altamente organizzato/a, preciso/a e proattivo/a, che si unisca al nostro team dinamico e contribuisca al coordinamento di eventi internazionali di livello mondiale.

La World Egg Organisation (WEO) è la voce globale dell'industria delle uova, che rappresenta e supporta le aziende di tutto il mondo.

Siamo alla ricerca di una persona entusiasta che fornisca un supporto amministrativo di alta qualità in tutte le fasi di pianificazione, organizzazione e realizzazione delle nostre conferenze, riunioni ed eventi globali. Lavorando a stretto contatto con il Responsabile Eventi e con il team, il candidato prescelto fornirà supporto amministrativo, logistico e di ricerca per garantire che gli eventi si svolgano in modo efficiente e professionale.

Questa è un'opportunità ideale per una persona altamente organizzata, attenta ai dettagli e sicura di sé nella gestione di molteplici progetti.

Doveri e responsabilità

• Monitorare la casella di posta condivisa degli eventi, rispondendo alle richieste o inoltrandole ai livelli superiori quando necessario.
• Preparare e coordinare la documentazione relativa all'evento, inclusi: assicurazione dell'evento, contratti interaziendali, lettere di invito per il visto e documentazione di valutazione del rischio.
• Creare e gestire cronologie di eventi e strumenti di monitoraggio delle attività.
• Gestire le prenotazioni di camere d'albergo e supportare il coordinamento delle riunioni collaterali.
• Gestire un'ampia gamma di corrispondenza e richieste relative agli eventi.
• Supporto logistico per eventi regionali ed esterni periodici.
• Collaborare con gli hotel che ospitano conferenze e con le società di gestione delle destinazioni (DMC), fornendo consulenza sui requisiti e sugli aggiornamenti del WEO.
• Ricerca, confronta e coordina hotel per conferenze di alta qualità, fornitori e partner per l'organizzazione.
• Raccogli proposte e preventivi da hotel e fornitori
• Preparare un'analisi comparativa dei costi e presentare i risultati al responsabile eventi.
• Effettuare ricerche documentali su location esterne per eventi e attività sociali.
• Verifica le date dei prossimi convegni per evitare sovrapposizioni con festività importanti ed eventi di settore di rilievo.
• Raccogliere e riportare i dati per monitorare le tendenze e le informazioni rilevanti emerse durante le conferenze.
• Supporto per le richieste di sponsorizzazione degli eventi e per le relative attività amministrative.
• Pianifica e prenota la logistica e gli itinerari di viaggio del team e dei relatori, inclusi voli, hotel, trasferimenti aeroportuali e assicurazione di viaggio.
• Fornire al team di comunicazione i dettagli logistici e le informazioni chiave relative all'evento.
• Contribuire alle comunicazioni destinate ai partecipanti, incluse informazioni di viaggio e consigli locali.
• Fornire supporto amministrativo al team WEO nel suo complesso, secondo necessità.

Conoscenze e abilità

• Esperienza amministrativa comprovata
• Ottime capacità organizzative, con la capacità di pianificare, stabilire le priorità e gestire più attività in modo indipendente per rispettare le scadenze
• Comunicatore sicuro, sia scritto che verbale, in grado di interagire in modo efficace e professionale con una vasta gamma di stakeholder internazionali
• Eccezionale attenzione ai dettagli e precisione
• Capacità di mantenere la riservatezza e gestire informazioni sensibili
• Approccio professionale e proattivo alla risoluzione dei problemi.
• Capacità di lavorare in modo indipendente and in modo collaborativo come parte di un team
• Competente in Microsoft Office, con solide competenze digitali e informatiche