Administrator

• Lokalizacja: Z siedzibą w biurze, niedaleko Church Stretton, Shropshire (Prawo jazdy i samochód wymagane)
• Wynagrodzenie: £ 26,000 - £ 30,000 (w zależności od umiejętności i doświadczenia)
• Zarządzanie linią: Stanowisko to podlega Szefowi Wydarzeń

Jeśli szukasz roli z misją i różnorodnością, mamy interesującą ofertę pracy dla bardzo zorganizowanego, dokładnego i proaktywnego administratora, który dołączy do naszego dynamicznego zespołu i będzie wspierał koordynację międzynarodowych wydarzeń o światowej renomie.

Światowa Organizacja Jaj (WEO) jest światowym głosem przemysłu jajczarskiego, reprezentującym i wspierającym przedsiębiorstwa na całym świecie.

Poszukujemy entuzjastycznej osoby, która zapewni wysokiej jakości wsparcie administracyjne na wszystkich etapach planowania, organizacji i realizacji naszych globalnych konferencji, spotkań i wydarzeń. Wybrany kandydat, ściśle współpracując z Kierownikiem ds. Wydarzeń i całym zespołem, będzie zapewniał wsparcie administracyjne, logistyczne i badawcze, aby zapewnić sprawną i profesjonalną organizację wydarzeń.

To idealna okazja dla osoby dobrze zorganizowanej, dbającej o szczegóły i pewnej siebie w zarządzaniu wieloma procesami.

Zadania i obowiązki

• Monitoruj wspólną skrzynkę odbiorczą wydarzeń, odpowiadając na zapytania lub eskalując je w razie potrzeby
• Przygotowywanie i koordynowanie dokumentacji wydarzeń, w tym: ubezpieczenia wydarzeń, umowy międzyfirmowe, listy z zaproszeniami wizowymi i dokumentację oceny ryzyka.
• Twórz i zarządzaj harmonogramami wydarzeń oraz narzędziami do śledzenia zadań
• Zarządzanie blokami pokoi hotelowych i koordynacja spotkań po stronie wsparcia
• Obsługa szerokiego zakresu korespondencji i zapytań związanych z wydarzeniami
• Wsparcie logistyczne dla regularnych wydarzeń regionalnych i zewnętrznych
• Współpraca z hotelami konferencyjnymi i firmami zarządzającymi destynacjami (DMC), doradztwo w zakresie wymagań i aktualizacji WEO
• Badaj, porównuj i koordynuj wysokiej jakości hotele konferencyjne, dostawców i partnerów realizacyjnych
• Zbierz propozycje i wyceny od hoteli i dostawców
• Przygotowywanie porównań kosztów i przedstawianie ustaleń Kierownikowi Wydarzeń
• Przeprowadź badania biurowe dotyczące miejsc poza siedzibą firmy, w których odbywają się wydarzenia i aktywności społeczne
• Zbadaj przyszłe daty konferencji, aby uniknąć kolizji z kluczowymi świętami i ważnymi wydarzeniami branżowymi
• Zbieraj i raportuj dane, aby śledzić trendy i spostrzeżenia dotyczące konferencji
• Wsparcie w zakresie zapytań dotyczących sponsorowania wydarzeń i administracji
• Zaplanuj i zarezerwuj logistykę podróży i trasy dla zespołu i prelegentów, w tym: loty, hotele, transfery z lotniska i ubezpieczenie podróżne.
• Dostarczanie zespołowi ds. komunikacji informacji o logistyce wydarzenia i kluczowych szczegółów
• Współtworzenie komunikacji z uczestnikami, w tym udzielanie wskazówek dotyczących podróży i rekomendacji lokalnych
• W razie potrzeby udzielaj wsparcia administracyjnego całemu zespołowi WEO

Wiedza i umiejętności

• Udowodnione doświadczenie administracyjne
• Doskonałe umiejętności organizacyjne, zdolność do planowania, ustalania priorytetów i samodzielnego zarządzania wieloma zadaniami w celu dotrzymania terminów
• Osoba pewnie komunikująca się, zarówno pisemnie, jak i ustnie, potrafiąca skutecznie i profesjonalnie współpracować z różnymi międzynarodowymi interesariuszami
• Wyjątkowa dbałość o szczegóły i dokładność
• Umiejętność zachowania poufności i postępowania z poufnymi informacjami
• Profesjonalne i proaktywne podejście do rozwiązywania problemów
• Umiejętność pracy zarówno samodzielnej oraz współpracując jako część zespołu
• Znajomość pakietu Microsoft Office, wysokie umiejętności cyfrowe i informatyczne