Administrator

• Locație: Cu sediul în birouri, lângă Church Stretton, Shropshire (Permis de conducere și mașină obligatorii)
• Salariu: £ 26,000 - £ 30,000 (în funcție de competențe și experiență)
• Managementul liniei: Această poziție raportează Șefului de Evenimente

Dacă sunteți în căutarea unui rol cu ​​scop și varietate, avem o oportunitate interesantă pentru un administrator extrem de organizat, atent la detalii și proactiv, care să se alăture echipei noastre dinamice și să sprijine coordonarea evenimentelor internaționale de talie mondială.

Organizația Mondială a Ouălor (WEO) este vocea globală a industriei ouălor, reprezentând și sprijinind afacerile din întreaga lume.

Căutăm o persoană entuziastă care să ofere suport administrativ de înaltă calitate în toate etapele de planificare, organizare și desfășurare a conferințelor, întâlnirilor și evenimentelor noastre globale. Lucrând îndeaproape cu Șeful Departamentului de Evenimente și cu echipa extinsă, candidatul ideal va oferi suport administrativ, logistic și de cercetare pentru a asigura desfășurarea eficientă și profesională a evenimentelor.

Aceasta este o oportunitate ideală pentru o persoană foarte organizată, atentă la detalii și încrezătoare, capabilă să gestioneze mai multe fluxuri de lucru.

Sarcini si responsabilitati

• Monitorizați inbox-ul partajat al evenimentelor, răspunzând la solicitări sau escaladând problemele acolo unde este cazul
• Pregătirea și coordonarea documentației evenimentului, inclusiv: asigurarea evenimentului, contracte inter-companii, scrisori de invitație pentru vize și documentația de evaluare a riscurilor
• Creați și gestionați cronologii de evenimente și instrumente de urmărire a sarcinilor
• Gestionarea blocurilor de camere de hotel și susținerea coordonării întâlnirilor paralele
• Gestionarea unei game largi de corespondență și solicitări legate de evenimente
• Suport logistic pentru evenimente regionale și externe regulate
• Colaborarea cu hotelurile de conferințe și companiile de management al destinațiilor (DMC), oferind consultanță cu privire la cerințele și actualizările WEO
• Cercetează, compară și coordonează hoteluri, furnizori și parteneri de livrare de înaltă calitate pentru conferințe
• Colectarea propunerilor și a ofertelor de la hoteluri și furnizori
• Pregătirea comparațiilor de costuri și prezentarea constatărilor Șefului de Evenimente
• Efectuați cercetări documentare privind locațiile din afara sediului pentru evenimente și activități sociale
• Cercetează datele viitoarelor conferințe pentru a evita suprapunerile cu sărbătorile cheie și evenimentele majore din industrie
• Colectați și raportați date pentru a urmări tendințele și perspectivele conferințelor
• Suport pentru solicitări de sponsorizare a evenimentelor și administrare
• Planificați și rezervați logistica și itinerariile de călătorie ale echipei și ale vorbitorilor, inclusiv zboruri, hoteluri, transferuri de la/la aeroport și asigurare de călătorie.
• Furnizarea logisticii evenimentului și a detaliilor cheie echipei de comunicare
• Contribuiți la comunicările cu participanții, inclusiv îndrumări de călătorie și recomandări locale
• Oferirea de suport administrativ echipei WEO extinse, după cum este necesar.

Cunoștințe și abilități

• Experiență dovedită în administrare
• Excelente abilități organizatorice, cu capacitatea de a planifica, prioritiza și gestiona mai multe sarcini în mod independent pentru a respecta termenele limită
• Comunicator încrezător, atât în ​​scris, cât și verbal, capabil să interacționeze eficient și profesional cu o gamă largă de părți interesate internaționale
• Atenție excepțională la detalii și acuratețe
• Abilitatea de a păstra confidențialitatea și de a gestiona informațiile sensibile
• Abordare profesională și proactivă a rezolvării problemelor
• Capacitatea de a lucra atât independent, cât și și în colaborare, ca parte a unei echipe
• Cunoștințe avansate de Microsoft Office, cu abilități digitale și IT solide