Администратора

• Локации: Расположен в офисе, недалеко от Черч-Стреттона, Шропшир (Водительские права и автомобиль обязательны)
• Зарплата: £ 26,000 - £ 30,000 (зависит от навыков и опыта)
• Непосредственное руководство: Эта должность подчиняется руководителю отдела мероприятий.

Если вы ищете работу, которая будет интересной и разнообразной, у нас есть прекрасная возможность для высокоорганизованного, внимательного к деталям и инициативного администратора присоединиться к нашей динамичной команде и оказывать поддержку в координации международных мероприятий мирового уровня.

Всемирная организация производителей яиц (WEO) — это глобальный голос яичной индустрии, представляющий и поддерживающий предприятия по всему миру.

Мы ищем инициативного сотрудника для оказания высококачественной административной поддержки на всех этапах планирования, организации и проведения наших глобальных конференций, встреч и мероприятий. Работая в тесном сотрудничестве с руководителем отдела мероприятий и всей командой, успешный кандидат будет оказывать административную, логистическую и исследовательскую поддержку для обеспечения эффективного и профессионального проведения мероприятий.

Это идеальная возможность для человека с высокой организованностью, внимательного к деталям и уверенного в себе при управлении несколькими направлениями работы.

Обязанности и ответственность

• Отслеживайте события в общей папке входящих сообщений, отвечайте на запросы или передавайте информацию вышестоящему руководству в случае необходимости.
• Подготовка и координация документации по мероприятию, включая страхование мероприятия, межкорпоративные контракты, приглашения на получение визы и документацию по оценке рисков.
• Создание и управление графиками событий и системами отслеживания задач.
• Организация бронирования номеров в отелях и координация сопутствующих встреч.
• Обработка широкого спектра корреспонденции и запросов, связанных с мероприятиями.
• Обеспечение логистики для регулярных региональных и внешних мероприятий.
• Поддерживать связь с конференц-отелями и компаниями по управлению направлениями (DMC), консультируя по требованиям и обновлениям WEO.
• Проведите исследование, сравните и скоординируйте выбор высококачественных конференц-отелей, поставщиков и партнеров по организации мероприятий.
• Соберите предложения и расценки от отелей и поставщиков.
• Подготовьте сравнительный анализ затрат и представьте результаты руководителю отдела мероприятий.
• Проведите кабинетное исследование мест проведения общественных мероприятий и торжеств за пределами офиса.
• Уточните даты будущих конференций, чтобы избежать наложений на ключевые праздники и крупные отраслевые мероприятия.
• Собирать и анализировать данные для отслеживания тенденций и выявления закономерностей на конференциях.
• Оказание поддержки в вопросах спонсорства мероприятий и административной работе.
• Планирование и бронирование логистики и маршрутов поездок для команды и докладчиков, включая авиабилеты, проживание в отелях, трансфер из аэропорта и туристическую страховку.
• Предоставьте команде по связям с общественностью информацию о логистике мероприятия и ключевые детали.
• Внесите свой вклад в информирование участников, включая предоставление информации о маршруте и местных рекомендациях.
• Оказывать административную поддержку всей команде WEO по мере необходимости.

Знания и навыки

• Подтвержденный опыт администрирования
• Отличные организационные навыки, умение планировать, расставлять приоритеты и управлять несколькими задачами самостоятельно, соблюдая сроки
• Уверенный коммуникатор, как письменный, так и устный, способный эффективно и профессионально взаимодействовать с различными международными заинтересованными сторонами
• Исключительное внимание к деталям и точность
• Умение сохранять конфиденциальность и обращаться с конфиденциальной информацией
• Профессиональный и инициативный подход к решению проблем.
• Способность работать как самостоятельно и совместно в составе команды
• Знание Microsoft Office, сильные навыки в области цифровых технологий и ИТ