skrbnik

• Lokacija: Pisarniški sedež, blizu Church Strettona, Shropshire (Vozniško dovoljenje in avto sta obvezna)
• Plača: £ 26,000 - £ 30,000 (odvisno od znanj in izkušenj)
• Vodenje proge: To delovno mesto poroča vodji dogodkov

Če iščete delovno mesto z namenom in raznolikostjo, imamo vznemirljivo priložnost za visoko organiziranega, natančnega in proaktivnega administratorja, da se pridruži naši dinamični ekipi in nam pomaga pri koordinaciji mednarodnih dogodkov svetovnega razreda.

Svetovna organizacija za jajca (WEO) je globalni glas jajčne industrije, ki zastopa in podpira podjetja po vsem svetu.

Iščemo navdušeno osebo, ki bo nudila visokokakovostno administrativno podporo v vseh fazah načrtovanja, organizacije in izvedbe naših globalnih konferenc, srečanj in dogodkov. Uspešen kandidat bo v tesnem sodelovanju z vodjo dogodkov in širšo ekipo zagotavljal administrativno, logistično in raziskovalno podporo za zagotovitev učinkovite in profesionalne izvedbe dogodkov.

To je idealna priložnost za nekoga, ki je zelo organiziran, natančen in samozavesten pri vodenju več delovnih procesov.

Dolžnosti in odgovornosti

• Spremljajte dogodke v skupni mapi »Prejeto«, odgovarjajte na poizvedbe ali jih po potrebi posredujte
• Priprava in usklajevanje dokumentacije za dogodek, vključno z zavarovanjem za dogodek, pogodbami med podjetji, vabilnimi pismi za vizume in dokumentacijo za oceno tveganja
• Ustvarjanje in upravljanje časovnic dogodkov in sledilnikov opravil
• Upravljanje blokov hotelskih sob in podpora pri koordinaciji stranskih sestankov
• Obravnavanje širokega nabora korespondence in poizvedb, povezanih z dogodki
• Podpora logistiki za redne regionalne in zunanje dogodke
• Sodelujte s konferenčnimi hoteli in podjetji za upravljanje destinacij (DMC) ter jim svetujte glede zahtev in posodobitev WEO.
• Raziščite, primerjajte in uskladite visokokakovostne konferenčne hotele, dobavitelje in partnerje za dostavo
• Zberite predloge in ponudbe hotelov in dobaviteljev
• Pripravite primerjave stroškov in predstavite ugotovitve vodji dogodkov
• Izvedite raziskavo o prizoriščih za družabne dogodke in dejavnosti zunaj lokacije
• Raziščite datume prihodnjih konferenc, da se izognete sovpadanju s ključnimi prazniki in večjimi dogodki v panogi
• Zbiranje in poročanje podatkov za spremljanje trendov in vpogledov v konference
• Podpora pri poizvedbah o sponzorstvu dogodkov in administraciji
• Načrtujte in rezervirajte potovalno logistiko in načrte potovanj za ekipo in govorce, vključno z leti, hoteli, prevozi z letališča in potovalnim zavarovanjem.
• Zagotovite logistiko dogodka in ključne podrobnosti komunikacijski ekipi
• Prispevajte k komunikaciji z udeleženci, vključno s potovalnimi navodili in lokalnimi priporočili
• Po potrebi zagotavljajte administrativno podporo širši ekipi WEO

Znanje in spretnosti

• Dokazane izkušnje z administracijo
• Odlične organizacijske sposobnosti, s sposobnostjo samostojnega načrtovanja, določanja prioritet in upravljanja več nalog za doseganje rokov
• Samozavesten komunikator, tako pisno kot ustno, sposoben učinkovitega in profesionalnega sodelovanja z vrsto mednarodnih deležnikov
• Izjemna pozornost do detajlov in natančnost
• Sposobnost ohranjanja zaupnosti in ravnanja z občutljivimi informacijami
• Profesionalen in proaktiven pristop k reševanju problemov
• Sposobnost samostojnega dela in sodelovalno kot del ekipe
• Odlično znanje Microsoft Officea z odličnimi digitalnimi in IT veščinami